工欲善其事必先利其器，做好人力資源管理也是一樣的。在管理咨詢的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)一些企業(yè)人力資源管理的效果不盡如人意，很重要的一個(gè)原因就是基礎(chǔ)工作做的不到位。而崗位說(shuō)明書(shū)就是幫助企業(yè)做好人力資源管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要工具。

那么為什么一些企業(yè)在已經(jīng)有了這種認(rèn)識(shí)的情況下，仍然沒(méi)有做好基礎(chǔ)管理工作呢？主要有兩點(diǎn)原因，一是對(duì)工具本身作用的理解不夠深刻；二是未能掌握編寫(xiě)方法，無(wú)法構(gòu)建出能符合自己企業(yè)實(shí)際情況的崗位說(shuō)明書(shū)，綜上，使其并未充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文將以解決上兩個(gè)問(wèn)題為導(dǎo)向，從崗位說(shuō)明書(shū)的作用及具體的撰寫(xiě)層面進(jìn)行梳理和介紹。

一、崗位說(shuō)明書(shū)的作用

崗位說(shuō)明書(shū)是工作分析的輸出成果，是工作分析的書(shū)面表達(dá)形式，描述了崗位的基本信息、職責(zé)權(quán)限、任職資格等內(nèi)容，還可以描述協(xié)作關(guān)系、工作環(huán)境等內(nèi)容，與人力資源管理各模塊關(guān)系密切，具體表現(xiàn)為：

1，招聘的依據(jù)

如果某崗位缺人，該崗位所屬部門(mén)就可以依該崗位說(shuō)明書(shū)到招聘部門(mén)去申請(qǐng)用人，而不是自己的好惡。

2，工作分配的依據(jù)

崗位職責(zé)不是完全按照管理層的主觀想法，而是依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行工作任務(wù)分配。

3，績(jī)效考核范圍的依據(jù)

按照崗位說(shuō)明書(shū)中的工作內(nèi)容、職責(zé)開(kāi)展考核工作，才能夠準(zhǔn)確識(shí)別出不同人在各個(gè)崗位上的勝任力如何。

4，員工薪資的標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)代人力資源激勵(lì)體系，一般是以崗位價(jià)值為基礎(chǔ)，綜合考慮個(gè)人能力和業(yè)績(jī)水平，建立薪酬激勵(lì)體系。

5，員工培訓(xùn)的內(nèi)容依據(jù)

各崗位的應(yīng)具備哪些知識(shí)、技能，可以針對(duì)性的設(shè)計(jì)培訓(xùn)課程來(lái)提升相應(yīng)能力。

6，明晰職業(yè)生涯規(guī)劃的發(fā)展方向

讓員工知道上級(jí)崗位什么？具體工作有哪些？需要什么任職資格。

二，崗位說(shuō)明書(shū)具體編寫(xiě)的方法

眾所周知，崗位說(shuō)明書(shū)是工作分析的結(jié)果，即對(duì)“事”分析任務(wù)、職責(zé)、權(quán)利等；對(duì)“人”分析知識(shí)、技能、能力等，其目的是保證人與事的匹配。

采用的方法有訪談法、問(wèn)卷法、資料分析法、關(guān)鍵事件記錄和員工日志等，實(shí)際工作中多采用組合應(yīng)用的形式。此部分內(nèi)容本次從略，重點(diǎn)說(shuō)明崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)。

1，崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的三個(gè)層次

崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)可分為三個(gè)層次，即信、達(dá)、雅。

 “信”是指能夠全面、準(zhǔn)確的把崗位職責(zé)進(jìn)行描述，尤其要注意的是，全面是指主要職責(zé)的羅列，而不是事無(wú)巨細(xì)填寫(xiě)；“達(dá)”是指職責(zé)的描述依據(jù)相應(yīng)規(guī)則文辭達(dá)意，流暢通達(dá)的表達(dá)出來(lái)；“雅”是指文雅，到此層面對(duì)職責(zé)把握和行文規(guī)則游刃有余，更見(jiàn)藝術(shù)水平。

2，崗位說(shuō)明書(shū)的一般結(jié)構(gòu)及對(duì)應(yīng)編寫(xiě)方法

崗位說(shuō)明書(shū)的一般結(jié)構(gòu)

崗位說(shuō)明書(shū)一般分為四部分，即崗位基本信息、工作職責(zé)、職責(zé)權(quán)限、任職資格，各部分內(nèi)容根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行增減。詳見(jiàn)附件1。

各結(jié)構(gòu)的編寫(xiě)方法

崗位基本信息包括崗位名稱、所在部門(mén)、直接上下級(jí)等內(nèi)容，具體可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，如加入崗位編號(hào)等。

工作職責(zé)的編寫(xiě)是崗位說(shuō)明書(shū)的核心部分，分析后明確了各崗位的職責(zé)，這部分有兩點(diǎn)需要重點(diǎn)掌握。一是每一條職責(zé)的編寫(xiě)規(guī)則；二是編寫(xiě)好的職責(zé)，在表格中的順序。

編寫(xiě)規(guī)則為動(dòng)賓結(jié)構(gòu)，可以分為四個(gè)要素，即狀語(yǔ)+角色行為動(dòng)詞+行為動(dòng)詞+賓語(yǔ)（工作事項(xiàng)）。

狀語(yǔ)：盡可能不用，如缺少狀語(yǔ)將會(huì)影響職責(zé)意義，則必須加上狀語(yǔ)。

例：在合格分包商名錄內(nèi)，選擇分包商。

角色行為動(dòng)詞：對(duì)于一項(xiàng)職責(zé)由多個(gè)人完成時(shí)，一般需要加角色定位動(dòng)詞，以表示每一方在該工作中扮演的角色，所處的地位，發(fā)揮的作用。角色定位主要有組織管理類、操作執(zhí)行類和協(xié)助建議類，常見(jiàn)的對(duì)應(yīng)動(dòng)詞如下表：

例：組織制定年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。

行為動(dòng)詞：每項(xiàng)職責(zé)都必須有一個(gè)行為動(dòng)詞，并且力求準(zhǔn)確，明確體現(xiàn)完成該項(xiàng)任務(wù)所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。

賓語(yǔ)：工作事項(xiàng)按照工作分析后確定內(nèi)容即可。

職責(zé)編寫(xiě)后在表中如何確定職責(zé)順序呢？職責(zé)排序的原則就是有據(jù)可依。而常用的排序依據(jù)有：業(yè)務(wù)（管理）流程、工作重要性、完成該項(xiàng)事件所用時(shí)間、PDCA等。

在清楚了崗位內(nèi)部的各職責(zé)排序后，對(duì)于一項(xiàng)職責(zé)需要崗位之間進(jìn)行銜接，那該怎樣體現(xiàn)呢？從角色行為動(dòng)詞入手，如組織、負(fù)責(zé)、協(xié)助、配合、參與。

職責(zé)權(quán)限

職責(zé)權(quán)限依然按照工作分析后的權(quán)限界面，進(jìn)行填寫(xiě)即可，如擁有編寫(xiě)公司財(cái)務(wù)管理制度的起草權(quán)；擁有編寫(xiě)公司財(cái)務(wù)管理制度的審核權(quán)等。

任職資格

在明確了各完成崗位工作的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等要求后，還需要進(jìn)行一項(xiàng)工作——統(tǒng)一劃段，來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整、優(yōu)化，將對(duì)其他模塊進(jìn)行有力的支撐，如薪酬體系建設(shè)中的崗位評(píng)價(jià)部分，這種整體把握更加體現(xiàn)出不同的崗位價(jià)值。

在專業(yè)技能方面，根據(jù)專業(yè)擅長(zhǎng)程度可依次劃分為了解、掌握、熟悉和精通四個(gè)層次。

三，常見(jiàn)的編寫(xiě)注意事項(xiàng)

1，職責(zé)編寫(xiě)的顆粒度：所謂顆粒度，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是各項(xiàng)職責(zé)的描述字?jǐn)?shù)。需要注意兩點(diǎn)：一是言簡(jiǎn)意賅，盡可能的簡(jiǎn)潔、完整的描述；二是均勻，各項(xiàng)職責(zé)的描述字?jǐn)?shù)應(yīng)大體相同，這樣更能體現(xiàn)相關(guān)制度文本的規(guī)范性。

2，準(zhǔn)確把握四元素結(jié)構(gòu)：一般一個(gè)崗位在完成一件事情中只承擔(dān)一個(gè)角色，就需要分清到底是“組織”還是“負(fù)責(zé)”，不應(yīng)出現(xiàn)以下情況。

例：負(fù)責(zé)組織開(kāi)展公司決策事項(xiàng)、重要工作部署的督辦落實(shí)工作。

3，不要出現(xiàn)完成職責(zé)的程度副詞：崗位說(shuō)明書(shū)只是對(duì)職責(zé)進(jìn)行描述，對(duì)事件的完成程度和結(jié)果，均不應(yīng)出現(xiàn)。不體現(xiàn)結(jié)果很好理解，關(guān)于完成程度的常見(jiàn)副詞有：及時(shí)、準(zhǔn)確、做好等等。

例：負(fù)責(zé)整理領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要并及時(shí)印發(fā)、傳達(dá)相關(guān)部門(mén)；

改：負(fù)責(zé)整理領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要并完成印發(fā)、傳達(dá)工作。

4，職責(zé)編寫(xiě)和流程的關(guān)系：不能按照流程寫(xiě)但可以體現(xiàn)流程。

如信息管理部主管的這項(xiàng)職責(zé)，一般情況下方案能夠被組織實(shí)施都是會(huì)經(jīng)過(guò)上報(bào)和審批流程的。例子中，把上報(bào)和審批刪掉，依然能夠體現(xiàn)出流程。

例：負(fù)責(zé)制定公司信息化規(guī)劃方案，并上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，審批后組織實(shí)施。

改：負(fù)責(zé)制定公司信息化規(guī)劃方案，并組織實(shí)施。

同樣這個(gè)職責(zé)在上下級(jí)之間應(yīng)怎樣表述呢？假設(shè)部門(mén)崗位設(shè)置為信息管理員、信息管理主管、信息管理部部長(zhǎng)，上有分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理，且相關(guān)制度的審批權(quán)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，其他崗位對(duì)于這項(xiàng)職責(zé)的動(dòng)詞見(jiàn)下表：

5，職責(zé)編寫(xiě)結(jié)構(gòu)的特殊情況：編寫(xiě)結(jié)構(gòu)是常規(guī)結(jié)構(gòu)，絕大部分職責(zé)可以嚴(yán)格按照此結(jié)構(gòu)，如遇到特殊情況，可以適當(dāng)突破。

例：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的相關(guān)管理工作，包括制定采購(gòu)計(jì)劃、保養(yǎng)、維修、調(diào)換等；

如果把“后面的”事件完成動(dòng)詞，都放到角色定位“負(fù)責(zé)”后面，將會(huì)造成句式的頭重腳輕，因此可以按照以上方式進(jìn)行處理。

四，不同群體的編寫(xiě)程序

在知道了崗位說(shuō)明書(shū)作用和編寫(xiě)方法后，作為公司的人力資源部是否能夠直接編寫(xiě)呢？答案是否定的，公司的人力資源部和咨詢顧問(wèn)是兩類群體，他們特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)各不相同，所以編寫(xiě)的程序也有所差別，具體程序如下：

1，公司人力資源部編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的程序

傳統(tǒng)的人力資源部門(mén)有個(gè)很大問(wèn)題，就是不懂業(yè)務(wù)。那么考慮到崗位說(shuō)明書(shū)和業(yè)務(wù)聯(lián)系的緊密型以及實(shí)施過(guò)程中大家的接受性，建議如下編寫(xiě)程序：

人力資源部給業(yè)務(wù)、職能部門(mén)長(zhǎng)和部門(mén)優(yōu)秀員工就編寫(xiě)方法進(jìn)行培訓(xùn)→本崗優(yōu)秀員工寫(xiě)出第一稿→直接上級(jí)和人力資源部共同修訂出第二稿→人力資源給全體員工培訓(xùn)編寫(xiě)方法，在第二稿基礎(chǔ)上以部門(mén)為單位修訂成第三稿→人力資源部匯總優(yōu)化成第四稿→提交至班子領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)反饋意見(jiàn)再改一稿→試運(yùn)行三個(gè)月再調(diào)整，形成第六稿并正式運(yùn)行。

2，咨詢顧問(wèn)編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的程序

咨詢顧問(wèn)對(duì)行業(yè)的理解更加立體，在高度上更容易把握，然而需要根據(jù)不同公司的具體情況針對(duì)性的設(shè)計(jì)、調(diào)整。

職責(zé)梳理（通過(guò)原資料研讀、訪談、問(wèn)卷、工作日志等方法）→根據(jù)企業(yè)管理情況，確定崗位說(shuō)明書(shū)的模板結(jié)構(gòu)和所要填寫(xiě)的信息→工作分析→對(duì)任職資格進(jìn)行統(tǒng)一劃段→職責(zé)權(quán)限填寫(xiě)→確定初稿→下發(fā)至各部門(mén)，交流討論→回收反饋意見(jiàn)→最終定稿。

五，崗位說(shuō)明書(shū)優(yōu)化調(diào)整

崗位說(shuō)明書(shū)的調(diào)整除了定期優(yōu)化外，當(dāng)企業(yè)的戰(zhàn)略、組織、崗位的工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。

附件1：崗位說(shuō)明書(shū)示例

 

作者：尹海蛟 中天華溥高級(jí)咨詢顧問(wèn)