制度是企業(yè)的根，貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理之中，是能夠維持企業(yè)穩(wěn)定規(guī)范發(fā)展的保證。因此它的重要性不言而喻。一個企業(yè)管理的科學化、規(guī)范化是企業(yè)管理水平高或低的重要衡量標準，而制度則是實施的手段和途徑。制度評估與優(yōu)化即是從制度體系的角度去彌補企業(yè)發(fā)展訴求與管理現(xiàn)狀之間存在的差距。依據(jù)這個思路，此次評估與優(yōu)化項目的整體流程將從制度框架、制度內(nèi)容以及制度執(zhí)行層面、制度管理層面四個維度進行分析評估，大致可分為四個階段。

1、資料收集與訪談調(diào)研

制度項目的一個重要切入點在于制度現(xiàn)狀存在的問題以及這些問題的嚴重性，哪些領(lǐng)域有哪些領(lǐng)域沒有，哪些領(lǐng)域嚴重哪些稍微輕些，對現(xiàn)狀要有一個清醒客觀的認識，而這種認識很大程度上依賴于前期的兩個重要步驟，資料收集和訪談調(diào)研。

1.1資料收集：做制度體系評估和優(yōu)化，就需要對企業(yè)的制度體系進行一個全面的了解，這里的“制度”是一個廣義的概念，管理辦法、標準細則甚至是一些相應的通知等都可以稱為制度。除了本身企業(yè)內(nèi)部的制度之外，還需要搜集一些相關(guān)的國家法律法規(guī)以及地方性的法規(guī)政策，方便后續(xù)的制度內(nèi)容評估時使用；

1.2訪談：所謂的訪談即單獨交流，是和企業(yè)員工的深度溝通。通過和管理層以及基層員工圍繞制度進行交流，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)在管理中可能存在的問題，這個步驟可以將抽象的工作思路具體化，在后期更有針對性的調(diào)整工作；

1.3輸出訪談記錄，著重落點在員工反應的問題上。

2、部門職責和崗位職責優(yōu)化完善

這一步是對崗位職責體系的梳理。這兩部分是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營目標而來的，企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃衍生出企業(yè)的主營內(nèi)容，根據(jù)主營內(nèi)容劃定業(yè)務流程從而形成部門，部門職能即是企業(yè)分解到部門的工作內(nèi)容；崗位是部門職能的更細化分解，也是組織的基本單位。通過部門職責和崗位職責，我們能夠確定制度是不是完整的覆蓋到企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)。在此次項目當中我們采用了培訓的方式，確定了部門職責和崗位職責的填寫模板，確保各部門按統(tǒng)一的標準撰寫部門職責及崗位說明書。

2.1部門職責及崗位職責優(yōu)化：根據(jù)各部門撰寫提交的部門職責及崗位說明書進行溝通完善，輸出部門職責匯編及崗位說明書匯編。

2.2 組織功能分析：組織的存在在于滿足企業(yè)的發(fā)展需求，組織功能分析的目的是提高企業(yè)的管理效率。所以既要考慮企業(yè)的未來發(fā)展也要結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上建立組織功能聯(lián)系，通過匯總、梳理我們的部門職責和崗位說明書，把整體組織功能進行分解劃分，把職責分級，形成組織功能的三級體系。一級對應大的專業(yè)，二級對應專業(yè)中的各個模塊，三級則是具體的工作事項。（部門就是由很多個相近專業(yè)組成的，部門職責要以二級職責作為類別來描述）以該廠的行政管理模塊為例，組織功能分析如下：

3、設(shè)計制度評估模型

制度評估是從若干維度設(shè)計若干指標對制度進行評估，評價制度體系是否符合管理要求。維度和指標構(gòu)建了模型，再配合后期穿行測試等高效的手段來實現(xiàn)我們對整個制度體系評估的一個保障。模型大致從體系設(shè)計、制度建設(shè)、制度實施等方向構(gòu)建維度，從內(nèi)容、執(zhí)行落地、實施效果等方面構(gòu)建指標。

此次項目我們是從制度框架、制度內(nèi)容、制度執(zhí)行、制度管理四個維度對制度現(xiàn)狀進行了評估。具體思路如圖：

4、制度評估

我們將制度分為三大類，沿用上級公司的制度稱為通用制度，企業(yè)自己制定的在某些專業(yè)上有且只有唯一的制度稱為非通用制度，對非通用制度進行補充解釋的稱為補充制度。

4.1 制度框架評估

此次項目的制度框架在組織功能分析表的基礎(chǔ)上填充了每個模塊對應的制度，對制度框架從承接性、完整性、系統(tǒng)性、時效性和唯一性五個維度進行評估：

a.承接性：驗證企業(yè)的制度覆蓋率，是否有效宣貫上級制度，有效落實企業(yè)標準一體化建設(shè)；

b.完整性：驗證目前已有制度是否能有效支撐企業(yè)所有生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動，是不是所有職責都能找到對應的制度；

c.系統(tǒng)性：驗證制度框架搭建是否層級明確、橫向覆蓋面是否夠?qū)?，縱向是否夠深，各制度之間是否彼此可以有效支撐；

d.時效性：評估制度框架更新是否及時（根據(jù)企業(yè)性質(zhì)可界定為3年、5年、10年），依據(jù)業(yè)務和管理變化及時修訂、融合、廢止舊制度；

e.唯一性：驗證制度之間是否存在交叉、矛盾的地方（與上級制度、其他專業(yè)制度、本專業(yè)制度之間），消除“一事兩標準”的現(xiàn)象。

4.2制度內(nèi)容評估

制度內(nèi)容就是制度文本本身，對制度內(nèi)容從合法性、合規(guī)性、合章性、合責性、規(guī)范性及操作性六個方面進行評估：

a.合法性：驗證規(guī)章制度內(nèi)容是否符合國家、地方法律及相關(guān)法規(guī)的要求；

b.合規(guī)性：驗證規(guī)章制度內(nèi)容是否符合行業(yè)、專業(yè)有關(guān)管理規(guī)定及規(guī)則；

c.合章性：制度內(nèi)容是否符合企業(yè)章程及其他頂層設(shè)計的議事規(guī)則要求；

d.合責性：評估制度內(nèi)容是否與部門職責及崗位職責相統(tǒng)一；

e.規(guī)范性：評估制度內(nèi)容在名稱、結(jié)構(gòu)和文字表述、格式等方面是否符合制度編制規(guī)范；

f.操作性：評估制度內(nèi)容編寫是否達到管理要求，業(yè)務流程清晰，考核依據(jù)充分，權(quán)責界定準確等。

4.3 制度執(zhí)行、管理評估

通過模型或者維度來衡量制度執(zhí)行的效果，從而進一步發(fā)現(xiàn)問題進行優(yōu)化。此次項目選取了四個維度進行制度執(zhí)行評估，即落實應用、實施時效、宣貫培訓、監(jiān)督檢查。主要采取的方式為問卷調(diào)查和穿行測試結(jié)合。

a.先依據(jù)制度文本梳理出相應的流程以及表單，確定每項制度執(zhí)行管理評估的節(jié)點，再將制度評估節(jié)點劃歸到不同單位，編制各單位的檢查節(jié)點通知單；

b.根據(jù)各制度的歸屬部門制作相應的部門制度問卷，主要是各部室管理人員從四個維度針對基層的制度執(zhí)行情況給予打分；

c.深入單位按既定評估內(nèi)容進行制度執(zhí)行節(jié)點評估，并進行評估談話，梳理談話內(nèi)容及打分情況；

4.4編制評估報告

針對制度框架、制度內(nèi)容、制度執(zhí)行、制度管理四個角度，編制制度評估報告，并對改進成果進行匯總評價。

作者：李瀟磬 中天華溥高級咨詢顧問。哈爾濱師范大學雙學士。2年企業(yè)管理咨詢經(jīng)驗。專業(yè)咨詢領(lǐng)域涉及集團管控、組織設(shè)計、人力資源等，尤其在薪酬體系設(shè)計、績效體系設(shè)計等方面具備較豐富的實操經(jīng)驗。曾服務過自來水公司、度假村、電子科技、城投公司等多家企業(yè)。具有較強的分析和解決問題能力。