定編定員是企業(yè)人力資源管理當中一項基本工作。組織設計完成后，接下來要進行定崗、定責，之后就是定編與定員工作，科學合理的定編定員能夠有效防止企業(yè)在人員招聘方面的盲目性，促進企業(yè)不斷的改善勞動人事組織，克服機構臃腫，人浮于事，效率低下等現(xiàn)象。在過往咨詢經歷中也遇到類似企業(yè)，因未隨著企業(yè)內、外部因素的不斷變化設置科學合理的定編定員標準而導致企業(yè)編制結構、人員結構不合理，對企業(yè)產能、產量的發(fā)揮掌握不清晰，也出現(xiàn)基層單位對總部制定的戰(zhàn)略規(guī)劃目標口服心不服發(fā)生各種扯皮和博弈。因此，適應企業(yè)發(fā)展需要，做好企業(yè)定編定員工作，優(yōu)化人力資源配置至關重要。本文將重點對企業(yè)在定編定員工作中幾個基本問題進行探討。

關于定編定員的釋義

定編是指企業(yè)要確定能夠適合企業(yè)發(fā)展的人員數(shù)量；定員是嚴格按照編制數(shù)額和崗位質量的要求，為企業(yè)的每個崗位配備合格的人員。前者是要解決用多少人的問題，后者是指用誰的問題。

一、定編定員的一般原則

1、以戰(zhàn)略目標和經營目標為原則

定編定員不但要確定企業(yè)各類崗位的編制數(shù)量，還要從質量上規(guī)定使用人員的標準，其目的是為了提高企業(yè)生產經營活動效率，因此必須從企業(yè)戰(zhàn)略目標出發(fā)，以計劃期內的企業(yè)各項經營管理目標為依據(jù)科學、合理定編定員。

2、考慮各類人員的比例協(xié)調關系原則

定編定員需要結合企業(yè)業(yè)務特點，考慮各類人員比例關系。例如直接與非直接生產崗位人員的比例；各生產工序間人員比例關系；專業(yè)人員（技術/業(yè)務）和全體人員的比例關系；管理人員與全體員工比例關系；全體員工中男女員工比例關系；全體員工中年齡結構比例關系等。

3、立足實際與未來相結合的原則

定編定員既要滿足現(xiàn)實需求，又要瞻前未來的發(fā)展，充分考慮公司的發(fā)展和變化、變革的基礎條件以及工作形式的轉變等因素。

4、堅持因事而定、因人而異的原則

堅持以工作為中心，要充分考慮任職者的職業(yè)素質與個人能力，實現(xiàn)人與職位的動態(tài)協(xié)調與有機融合。

5、堅持以分析手段為原則

在定編定員開展前，應深入現(xiàn)場對各崗位價值鏈上的每一個環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)分析，包括崗位對組織的貢獻、與其他崗位之間的關系、在流程中的位置與角色以及各內在要素的互動與制約等。

二、需要關注的六個關鍵因素

企業(yè)在進行定編定員的系統(tǒng)工程時，應該關注以下幾個關鍵因素：

1、關注影響崗位定編的管理因素

企業(yè)管理體系或內部管理體系的順暢是科學定編的前提。例如，定編時，很多部門都會說“工作忙，需要增編加人”。這時候需要深入分析，識別出部門是人員配置不足導致的問題，還是工作方式、工作流程、制度規(guī)定等不清晰、混亂、繁冗等帶來的問題？找準問題后，需要對癥解決，例如改進不合理的、低效的工作方式，精簡繁冗的流程、制度，提升員工的技能與素質，以達到崗位的正常要求，最后考慮增加編制，以達到精簡機構、減少冗員、增強人崗匹配和提高組織效率的目標和效果。

2、關注人員數(shù)量、素質與結構的整體匹配與協(xié)調

進行定編定員工作時，企業(yè)需要結合人力資源的戰(zhàn)略規(guī)劃，即企業(yè)對總體人力資源在數(shù)量、素質以及結構上的規(guī)劃，使定編工作在總體上，達成崗位對數(shù)量、素質以及結構等方面的匹配。

3、區(qū)分“素質”崗與“數(shù)量”崗的差異，增強人崗匹配性

注意區(qū)分“素質”崗和“數(shù)量”崗的差異。企業(yè)里有些崗位是需要有一定層次的能力素質要求的，如果素質不匹配，僅僅是增加編制數(shù)量，搞人海戰(zhàn)術，是不能很好的完成崗位職責的。例如，有些企業(yè)高層領導的秘書的配置，需要根據(jù)秘書的崗位職責來確定所需秘書的任職資格等級，如果承擔公司重要文字材料撰寫、根據(jù)高層領導的思路方、向分析撰寫工作報告等職責，那么所需的秘書在年齡、經驗、能力和素質等各方面的要求就有異于普通的文秘，這類人員往往配置合適的人就可以發(fā)揮很大的作用。這就是“素質崗”與“數(shù)量崗”的區(qū)別。但素質較高的人員人工成本往往也較高，編制不宜設置過多。

4、關注當前與未來、內部與外部，實施動態(tài)管理與監(jiān)測

定編是從靜態(tài)到動態(tài)的過程。崗位定編需要隨著企業(yè)業(yè)務的發(fā)展變化和員工能力素質的發(fā)展變化、崗位工作內容的變化而動態(tài)調整，使編制的變化能支持公司業(yè)務的變化，避免僵化。同時要基于公司戰(zhàn)略發(fā)展變化要求，考慮人才儲備，做好儲備編制等，尤其是對外部市場人才稀缺、內部培養(yǎng)周期較長的崗位。要關注社會人才環(huán)境與人才供給情況。另外，也要關注外部標桿企業(yè)人員編制與人工效益情況的發(fā)展變化，通過對標分析，找到企業(yè)自身的差距，確定企業(yè)內部編制發(fā)展的合理目標。

5、關注人工效率與人工效益

定編過程在進行崗位工作量的分析時，要注意同時分析員工實際的工作效率、生產力。尤其是一崗多人的情況，要對不同員工的生產效率進行比照分析，來確定公司的人均效率標準或該崗位單位時間內的產出標準，確定內部標桿。另外，人工效率標準也會隨著企業(yè)管理水平的提高、員工熟練程度和技能的提高、相關技術設備的引進等因素不斷發(fā)生變化，因此需要進行不斷的修正。這個修正過程，標志著企業(yè)勞動生產率水平的提高，企業(yè)的發(fā)展在進步。

6、關注企業(yè)文化，培養(yǎng)激情管理的文化氛圍

員工潛能的激勵和發(fā)揮，能夠有利于工作績效、有利于用較低的人工成本換來較高的人工產出，因此，一個有激勵和讓員工有工作激情的工作環(huán)境和氛圍是管理者提高人工效能的重要方面，作為企業(yè)管理者，需要改善公司的激勵文化、管理風格與行為。

三、七個主要操作方法

1、經驗預測法

2、財務預算法

3、標桿分析法

4、勞動定額法

5、人均利潤分析法

6、比例定編法

7、回歸模型定編法

一般而言，企業(yè)在定編定員過程中，需要綜合運用上述幾種方法，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略，以組織目標為導向，兼顧員工人均投入產出，綜合判斷定編定員是否科學合理。

四、八大常見問題

1、避免本位主義。在企業(yè)定編定員工作中，有些部門僅僅考慮自己本部門的利益，未從單位整體利益出發(fā)。

2、定編不是裁員。一說要定編很多員工就開始緊張，人心惶惶，認為公司要裁員，事實上，一些有冗余的部門是要減編、減員，但也不是所有部門都存在人多問題，在定編過程中，也有部門可能會增編、增員。

3、定編不是討價還價。企業(yè)在制定定編定員方案時，要跟各部門充分溝通，有些部門抓住這個機會討價還價，各部門/基層單位可以提要求，如果理由不充分，拿不出過硬的證據(jù)，就不應考慮。

4、定編不能搞一刀切。企業(yè)在定編定員中要堅持統(tǒng)一理念和原則，但結果未必是統(tǒng)一的，由于各部門情況千差萬別，定編定員方法和標準也應有差異。

5、不能盲目對標。一些企業(yè)在定編定員過程中，很看重行業(yè)領先企業(yè)和競爭對手做法，通過咨詢公司、同行收集資料。但由于戰(zhàn)略定位、管理制度和企業(yè)文化等差異，其他企業(yè)的定編情況未必適合本企業(yè)。因此，行業(yè)數(shù)據(jù)可借鑒不可照搬。

6、要注意自上而下和自下而上相結合。一般而言，企業(yè)在整體定編上會有通盤的考慮，然后結合各部門的情況和需求綜合考慮，但肯定不能突破總體規(guī)劃。此時要在總量控制的情況下，重點調結構，理順各部門之間關系。

7、定編定員不只是人力資源部的事情。企業(yè)人力資源部往往是定編定員工作的牽頭部門，在定編定員工作中發(fā)揮關鍵作用，但不只是人力資源部門的事情?？茖W合理的定編定員方案要充分發(fā)揮其他部門的作用，通過企業(yè)領導班子、各部門負責人以及廣大員工群策群力，多方合作，共同完成。

8、定編定員需要具備一系列的前提條件。定編定員是很多人力資源工作的前提，但做好定編定員也要具備一系列前提條件，例如需要對組織崗位分析、關鍵與非關鍵因素分析、定編方法的選擇、外部或歷史數(shù)據(jù)收集等，如果條件不具備，可能會影響定編定員的科學性、合理性，甚至返工。

總之，定編定員是企業(yè)人力管理基礎工作中花費時間長、涉及面廣、投入精力多和推進難度大的工作。科學合理的定編定員需要充分考慮企業(yè)內外部因素，選擇適合企業(yè)的方法，同時，規(guī)避常見問題和錯誤，合理定位、全面考慮、廣泛動員、深入溝通、科學論證，堅定決心，企業(yè)定編定員將水到渠成。

 

作者：祖雪梅 中天華溥高級項目經理。4年企業(yè)管理咨詢經驗，曾在華潤萬家等知名企業(yè)擁有5年以上企業(yè)管理實踐經驗，理論功底扎實，擁有多家國內大型國有企業(yè)的咨詢管理經驗，擅長領域為人力資源的全模塊管理。曾服務的典型客戶及項目包括但不限于：國網安徽省電力公司（基于“積分制”考核的班組激勵約束機制建設咨詢項目）、北京新航城控股有限公司（人力資源規(guī)劃咨詢項目）、廣西投資集團方元電力有限公司（戰(zhàn)略、管控、組織與薪酬績效管理項目）、武漢常青陽光幼兒園（組織、流程、績效管理優(yōu)化項目）、國網河南經研院（能力素質模型建構及隊伍能力提升規(guī)劃研究項目）、山東金橋集團（全面管理提升項目）、湖南永州公交集團（企業(yè)文化建設項目）、咸陽寶石鋼管鋼繩有限公司（戰(zhàn)略落地指標體系構建項目）、泰山電力有限公司（組織架構、薪酬與績效體系設計管理咨詢項目）等。