一般來說，組織設(shè)計(jì)會(huì)有四個(gè)工作階段：組織設(shè)計(jì)方案、部門職責(zé)設(shè)計(jì)、崗位設(shè)置、編制崗位說明書。過程如下：

而最后的文案，客戶會(huì)有諸多應(yīng)用的崗位說明書，則是人力資源管理的一個(gè)基礎(chǔ)。其作用是企業(yè)用于明確崗位職責(zé)與權(quán)力的邊界的工具。最后將繼續(xù)應(yīng)用于招聘、培訓(xùn)、考核、定薪、人才發(fā)展、組織設(shè)計(jì)等人力資源管理的多個(gè)模塊，那么在編制崗位說明書前，需要梳理職責(zé)并分配到崗位上去，這項(xiàng)工作有很多工具可以使用，RACI職責(zé)分配矩陣、PDCA職責(zé)分配表都可以使用，今天來介紹PDCA職責(zé)分配表的操作過程。

一．梳理詳細(xì)工作任務(wù)

各個(gè)部門職責(zé)梳理清楚后，部門內(nèi)部各崗位所分擔(dān)的具體工作事項(xiàng)和職責(zé),需要形成以PDCA循環(huán)。因此要將部門職責(zé)職責(zé)進(jìn)行PDCA分配:每項(xiàng)工作任務(wù)的完成都需包含一個(gè)完整的PDCA循環(huán),就每個(gè)崗位所分配到的每項(xiàng)工作職責(zé)而言,都應(yīng)在后面用相應(yīng)的P、D、C、A進(jìn)行標(biāo)注,以明確各自承擔(dān)的角色,通過審視一項(xiàng)工作任務(wù)的PDCA分配,可以看出是否存在職責(zé)角色缺失、工作流程過長(zhǎng)或任務(wù)分配不合理等現(xiàn)象。

若某個(gè)崗位掌握了過多工作任務(wù)A(核準(zhǔn)、確定)的權(quán)利,大權(quán)獨(dú)攬,則說明該崗位過于集權(quán),這樣,一方面可能由于工作量過大、過于繁忙而導(dǎo)致決策效率降低,另一方面也降低了其他崗位的工作價(jià)值。對(duì)于一項(xiàng)工作任務(wù),若存在過多C(檢查、督導(dǎo))的環(huán)節(jié),則應(yīng)審視是否其中某些環(huán)節(jié)可以取消,以提升工作流程的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。若某些崗位集中了多數(shù)C(檢查、督導(dǎo))的職責(zé),而很少承擔(dān)規(guī)劃(P)、批準(zhǔn)(A)或?qū)嶋H執(zhí)行(D)的角色,則應(yīng)考慮該崗位是否應(yīng)該獨(dú)立存在,是否可以將該職務(wù)的職責(zé)釋放給其他崗位。

二．編號(hào)

為使工作任務(wù)在相關(guān)崗位間的分配情況更為清晰,建議對(duì)于每個(gè)工作任務(wù)進(jìn)行從左至右的順序編號(hào),這樣便于檢查一項(xiàng)職責(zé)是否落實(shí)到位。

三．橫向百分比

“職責(zé)分配表”中的橫向百分比表示,對(duì)于某一項(xiàng)模塊職責(zé)來說,各個(gè)崗位所承擔(dān)的責(zé)任權(quán)重分別為多少,其總和等于100%。這一百分比的標(biāo)示僅針對(duì)三級(jí)部門內(nèi)部所有崗位。由于明確了不同崗位在某一項(xiàng)職責(zé)模塊中所承擔(dān)的不同重要性,因此若某項(xiàng)工作未完成或未達(dá)到既定目標(biāo),哪些崗位應(yīng)負(fù)主要責(zé)任就一目了然了。對(duì)于一項(xiàng)職責(zé)模塊而言,行使P和A角色的崗位通常具有相對(duì)較高的重要性權(quán)重。

四．縱向百分比

“職責(zé)分配表”中的縱向百分比表示,對(duì)于該崗位來說,各職責(zé)模塊在該崗位總體工作中所占的綜合重要性權(quán)重為多少,其總和等于100%。這一百分比標(biāo)示僅針對(duì)三級(jí)部門內(nèi)部所有崗位。通過縱向百分比可以清晰看出,該崗位的哪些工作職責(zé)比較重要,哪些工作職責(zé)重要性稍低。

五．崗位主要職責(zé)

將“職責(zé)分配表”以崗位為單位縱向切下,可以看出,所列示的內(nèi)容即為該崗位“崗位說明書”中最重要的組成部分——“工作職責(zé)”的內(nèi)容?！堵氊?zé)分配表》是編寫《崗位說明書》的重要基礎(chǔ)。

六．“部門職責(zé)”及“職責(zé)內(nèi)容”

即“職責(zé)分配表”最左邊兩列的內(nèi)容,實(shí)際上它們來源于組織功能表。因此,在寫作這塊內(nèi)容的時(shí)候,可以將組織功能表中相應(yīng)該三級(jí)部門的“職責(zé)模塊”及其“職責(zé)細(xì)項(xiàng)描述”復(fù)制在此。在編制《職責(zé)分配表》過程中,如果發(fā)現(xiàn)原有的職責(zé)模塊和職責(zé)細(xì)項(xiàng)描述有誤,可以返回組織功能表進(jìn)行更正。

七．崗位名稱

《職責(zé)分配表》以三級(jí)部門為單位進(jìn)行編寫,因此在列示崗位時(shí),只需將該三級(jí)部門內(nèi)所有崗位及二級(jí)部門相關(guān)正副職列出。在進(jìn)行《職責(zé)分配表》編寫的同時(shí),應(yīng)審視崗位設(shè)置是否合理,是否可以將一些崗位合并,或必須拆分出新的崗位。通常,要設(shè)置一個(gè)新的崗位,應(yīng)確保該崗位工作量飽滿,與其他崗位間不存在職責(zé)的重疊等。

八．崗位編制

《職責(zé)分配表》在崗位名稱下方還應(yīng)注明該崗位的“計(jì)劃編制數(shù)量”及該崗位的“實(shí)際編制數(shù)量。