第一章：總則

第一條：為加強(qiáng)上海XXXX有限公司（以下簡稱“公司”）會務(wù)管理工作，規(guī)范會議程序，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，提高會議效率，增強(qiáng)會議效果，減少無效會議，特制定本辦法。

第二條：會議召開應(yīng)遵循以下原則：

（一）高效原則。會議召開應(yīng)確有必要，注重實效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分，嚴(yán)禁召開沒有明確目的、缺乏實際內(nèi)容的研討會、座談會、經(jīng)驗交流會等。

（二）精簡原則。大力精簡會議，盡量縮短會期和控制會議規(guī)模，減少與會人員。盡量控制大型會議召開；能合并召開的會議統(tǒng)籌合并召開；對可開可不開的會議堅決不開；對能會下協(xié)調(diào)解決或用其他方式解決問題的盡量不開會議。

（三）節(jié)約原則。會議要厲行勤儉節(jié)約，嚴(yán)禁鋪張浪費。

第三條：本辦法適用于公司及各所屬單位。

第二章：會議的分類

第四條：本辦法所指的會議包括公司股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會、經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會、專題會議、部門日常管理例會等。

第五條：綜合管理部為會議管理歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類會議工作，制定和修訂會議管理有關(guān)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。

第三章：股東會

第六條：股東會由全體股東組成，是公司的權(quán)利機(jī)構(gòu)，行使下列職權(quán)：

（一）決定公司的經(jīng)營方針和投資計劃；

（二）選舉和更換董事，決定有關(guān)董事的報酬事項；

（三）選舉和更換由股東代表出任的監(jiān)事，決定有關(guān)監(jiān)事的報酬事項；

（四）審議批準(zhǔn)董事會（或執(zhí)行董事）的報告；

（五）審議批準(zhǔn)監(jiān)事會（或監(jiān)事）的報告；

（六）審議批準(zhǔn)公司的年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案；

（七）審議批準(zhǔn)公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損的方案；

（八）對公司增加或者減少注冊資本作出決議；

（九）對發(fā)行公司債券作出決議；

（十）對股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資作出決議；

（十一）對公司合并、分立、變更公司形式、解散和清算等事項作出決議；

（十二）修改公司章程。

第七條：股東會會議分為定期會議和臨時會議，定期會議每年召開召開一次，臨時會議由代表十分之一以上表決權(quán)的股東，三分之一以上董事，或者監(jiān)事提議方可召開。股東出席股東會議也可書面委托他人參加股東會議，行使委托書中載明的權(quán)利。

第八條：股東會會議由執(zhí)行董事召集。

第九條：股東會會議由股東按照出資比例行使表決權(quán)。

第十條：會議應(yīng)對所議事項作出決議，決議應(yīng)由代表三分之二以上表決權(quán)的股東表決通過。股東會應(yīng)當(dāng)對所議事項的決定作出會議記錄，出席會議的股東應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。

第十一條：股東會由綜合管理部負(fù)責(zé)會議通知、記錄和整理會議記錄。

第四章：董事會

第十二條：結(jié)合公司實際，由執(zhí)行董事代替行使董事會職權(quán)，對股東會負(fù)責(zé)，維護(hù)公司和全體股東的利益，行使下列職權(quán)：

（一）負(fù)責(zé)召集股東會，并向股東會議報告工作；

（二）執(zhí)行股東會的決議；

（三）審定公司的經(jīng)營計劃和投資方案；

（四）制定公司的年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案；

（五）制定公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案；

（六）制定公司增加或者減少注冊資本方案；

（七）擬定公司合并、分立、變更公司形式、解散的方案；

（八）決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置；

（九）聘任或者解聘公司總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理的提名，聘任或者解聘公司財務(wù)負(fù)責(zé)人，決定其報酬事項；

（十）制定公司的基本管理制度。

第五章：總經(jīng)理辦公會

第十三條：總經(jīng)理辦公會是總經(jīng)理履行職務(wù)、研究和決定公司重大問題的主要形式?？偨?jīng)理辦公會議事范圍是《公司章程》、《“三重一大”決策工作制度》等相關(guān)制度中規(guī)定的總經(jīng)理（含總經(jīng)理辦公會）決策事項，具體內(nèi)容如下：

（一）有權(quán)提名副總經(jīng)理，但需報董事會同意；

（二）執(zhí)行董事會通過的所有決議和業(yè)務(wù)方針；

（三）管理并簽署寄發(fā)給公司或由公司簽訂的所有報價和合同，如：租賃協(xié)議、銷售和購買合同、聘用合同、服務(wù)合同、保險合同、技術(shù)合同和管理合同等；

（四）起草公司的內(nèi)部規(guī)章制度，向董事會報批并組織該制度的實行；

（五）準(zhǔn)備計劃、預(yù)算、報告、損益表以及還貸和利潤分配建議書，以提交董事會批準(zhǔn)，并在得到批準(zhǔn)后予以實施；

（六）代表公司在銀行、信貸機(jī)構(gòu)和商業(yè)機(jī)構(gòu)開立儲蓄、支票和貸款賬戶以及注銷該類賬戶，簽署該類賬戶的支票及匯票，支取款項和財產(chǎn)以及存款；

（七）執(zhí)行公司章程；

（八）匯總并結(jié)算往來賬戶，收取公司的應(yīng)收款項以及支付其應(yīng)付款項；

（九）在董事會批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)，決定合資經(jīng)營公司的雇員定員、聘用、報酬、聘用條件及免職，并決定對違反公司規(guī)章制度的任何雇員予以記過及減薪；

（十）按照財務(wù)管理辦法的權(quán)限，決定購買、銷售、租用或處理設(shè)備、工具及材料；

（十一）根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需要，為特定任務(wù)隨時決定臨時聘請專家；

（十二）盡一切努力對保密信息保密，防止非經(jīng)授權(quán)的披露，主管部門正式而合理要求披露的信息除外；

（十三）就涉及公司雇員的訴訟及賠償請求，在任何法院或仲裁中代表公司行事并處理由此產(chǎn)生的和解；

（十四）采取任何及所有行動和措施，包括起訴，以制止對公司的知識產(chǎn)權(quán)的任何實際的或潛在的侵權(quán)、盜用或濫用；

（十五）行使董事會授予的任何其他權(quán)力。

第十四條：總經(jīng)理辦公會實行例會制度，一般定期召開，必要時，總經(jīng)理可根據(jù)工作需要決定召開臨時辦公會議。

第十五條：總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理召集，由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理主持，參會人員為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、具體事項相關(guān)部門或單位負(fù)責(zé)人以及總經(jīng)理指定的人員等。

第十六條：總經(jīng)理辦公會由綜合管理部負(fù)責(zé)會議通知、記錄和整理會議記錄。

第六章：經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會

第十七條：經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會是公司有關(guān)經(jīng)營管理工作的通報會議。會議在聽取有關(guān)部門工作情況匯報的基礎(chǔ)上，及時協(xié)調(diào)解決各部門提出的問題，討論研究并提出經(jīng)營管理工作計劃。

第十八條：經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會原則上每月召開一次，特殊情況可根據(jù)需要調(diào)整。

第十九條：召開經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的公司中高層人員主持，參會人員為公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人指定的有關(guān)人員以及相關(guān)人員。

第二十條：經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)會議通知、記錄和整理會議記錄。

第七章：專題會議

第二十一條：專題會議是對公司具體業(yè)務(wù)討論或決策的會議。內(nèi)容包括但不限于公司有關(guān)市場管理、研發(fā)管理、技術(shù)質(zhì)量管理、合同評審等會議。

第二十二條：專題會議根據(jù)需要召開。

第二十三條：召開專題會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人主持，參會人員為公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人指定的有關(guān)人員以及相關(guān)人員。

第二十四條：專題會議由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)會議通知、記錄和整理會議記錄。

第八章：部門日常管理例會

第二十五條：公司各部門必須有效地召開部門日常管理例會，充分發(fā)揮“上情下達(dá)，下情上傳”的橋梁紐帶作用。

第二十六條：部門日常管理例會至少涵蓋如下內(nèi)容：傳達(dá)貫徹公司會議、文件及領(lǐng)導(dǎo)指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結(jié)存在的問題，提出相應(yīng)的處理意見；制訂下期工作計劃，研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進(jìn)辦法，制訂有效的預(yù)防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關(guān)解決辦法和改進(jìn)措施，部門日常管理例會時長應(yīng)當(dāng)控制在1小時以內(nèi)。

第九章：會議的組織和服務(wù)

第二十七條：會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設(shè)施準(zhǔn)備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄等。

第二十八條：會議的通知

（一）股東會于會議召開前15日通知全體股東，其余會議于會議召開前1-2日通知，并下發(fā)《會議議程表》（詳見附件1）。

（二）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。

第二十九條：會議需公開的內(nèi)容由會議承辦人/部門負(fù)責(zé)整理、擬寫和下發(fā)會議記錄。會議記錄的發(fā)放范圍與會議參會人員范圍一致（附件2為會議記錄模版）。

第三十條：出席股東會的股東應(yīng)在會議記錄上簽名；總經(jīng)理辦公會、專題會議、經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會的會議記錄須報總經(jīng)理審核、簽批后印發(fā)。

第十章：會議紀(jì)律

第三十一條：主持人須遵守以下規(guī)定：

（一）主持人應(yīng)提前到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備；

（二）主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明；

（三）會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率；

（四）屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；

（五）主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門/單位）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。

第三十二條：參會人須遵守以下規(guī)定：

（一）應(yīng)提前或準(zhǔn)時到會；

（二）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；

（三）遵循會議主持人對議程控制的要求；

（四）屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；

（五）遵守會議紀(jì)律；

（六）做好本人的會議紀(jì)錄。

第三十三條：會議期間，一律關(guān)閉通訊工具或調(diào)為靜音，不得頻繁出入會場，不得大聲喧嘩、交頭接耳。發(fā)言要有順序，主動服從主持人安排，如有不同意見或建議，應(yīng)以禮待人、協(xié)商解決或會后溝通交流。

第三十四條：會議期間不會客，不處理與會議無關(guān)的事物，不得帶無關(guān)人員進(jìn)入會場。

第三十五條：涉密會議一般不錄音、不錄像、不報道。會議涉密文件、材料要及時清理、如數(shù)收回，由會議組織部門進(jìn)行銷毀處理。不得隨意對外泄露會議有關(guān)決策事項或涉及公司秘密的重要文件資料。

第十一章：會議跟進(jìn)與督辦工作

第三十六條：綜合管理部為公司督辦工作的歸口部門，負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)決策、部署和安排的工作事項，確定需要督辦的重要事項，編制《重要事項督辦單》（詳見附件3）并發(fā)送至相關(guān)部門/單位，重要事項督辦范圍如下：

（一）上級單位下發(fā)的批示、交辦、轉(zhuǎn)辦事項、重要工作部署等工作的貫徹落實情況；

（二）重要會議（包括股東會、總經(jīng)理辦公會、專題會議、經(jīng)營協(xié)調(diào)會等）確定需列入督辦事項的工作任務(wù)；

（三）公司領(lǐng)導(dǎo)指示、批示需督辦的事項。

第三十七條：綜合管理部負(fù)責(zé)督辦事項的催辦提醒，對承辦部門主要負(fù)責(zé)人和督辦工作聯(lián)絡(luò)人進(jìn)行提醒和催辦。

第三十八條：承辦部門接受督辦任務(wù)后，應(yīng)按照要求迅速組織推進(jìn)、落實督辦事項，相關(guān)部門、人員必須認(rèn)真履行，按照要求如期完成。對于情況特殊需要延長辦理時間的督辦事項，承辦部門應(yīng)在辦結(jié)時間截止前，辦理延期申請。延期申請應(yīng)寫明申請延期的原因和預(yù)計完成時間，并報告工作進(jìn)展情況，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后報綜合管理部備案。

第三十九條：承辦部門要及時、準(zhǔn)確地向綜合管理部反饋督辦事項辦理情況和辦理結(jié)果。綜合管理部對完結(jié)事項進(jìn)行銷項，并將反饋情況向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。

第十二章：附則與附件

第四十條：附則

本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第四十一條：附件

附件1：會議議程表

附件2：會議記錄（模版）

附件3：重要事項督辦單