工欲善其事必先利其器，做好人力資源管理也是一樣的。在管理咨詢的過程中，我們發(fā)現(xiàn)一些企業(yè)人力資源管理的效果不盡如人意，很重要的一個原因就是基礎工作做的不到位。而崗位說明書就是幫助企業(yè)做好人力資源管理基礎工作的一個重要工具。

那么為什么一些企業(yè)在已經有了這種認識的情況下，仍然沒有做好基礎管理工作呢？主要有兩點原因，一是對工具本身作用的理解不夠深刻；二是未能掌握編寫方法，無法構建出能符合自己企業(yè)實際情況的崗位說明書，綜上，使其并未充分發(fā)揮出應有的作用。本文將以解決上兩個問題為導向，從崗位說明書的作用及具體的撰寫層面進行梳理和介紹。

一、崗位說明書的作用

崗位說明書是工作分析的輸出成果，是工作分析的書面表達形式，描述了崗位的基本信息、職責權限、任職資格等內容，還可以描述協(xié)作關系、工作環(huán)境等內容，與人力資源管理各模塊關系密切，具體表現(xiàn)為：

1，招聘的依據(jù)

如果某崗位缺人，該崗位所屬部門就可以依該崗位說明書到招聘部門去申請用人，而不是自己的好惡。

2，工作分配的依據(jù)

崗位職責不是完全按照管理層的主觀想法，而是依據(jù)崗位說明書進行工作任務分配。

3，績效考核范圍的依據(jù)

按照崗位說明書中的工作內容、職責開展考核工作，才能夠準確識別出不同人在各個崗位上的勝任力如何。

4，員工薪資的標準

現(xiàn)代人力資源激勵體系，一般是以崗位價值為基礎，綜合考慮個人能力和業(yè)績水平，建立薪酬激勵體系。

5，員工培訓的內容依據(jù)

各崗位的應具備哪些知識、技能，可以針對性的設計培訓課程來提升相應能力。

6，明晰職業(yè)生涯規(guī)劃的發(fā)展方向

讓員工知道上級崗位什么？具體工作有哪些？需要什么任職資格。

二，崗位說明書具體編寫的方法

眾所周知，崗位說明書是工作分析的結果，即對“事”分析任務、職責、權利等；對“人”分析知識、技能、能力等，其目的是保證人與事的匹配。

采用的方法有訪談法、問卷法、資料分析法、關鍵事件記錄和員工日志等，實際工作中多采用組合應用的形式。此部分內容本次從略，重點說明崗位說明書的編寫。

1，崗位說明書編寫的三個層次

崗位說明書的編寫可分為三個層次，即信、達、雅。

“信”是指能夠全面、準確的把崗位職責進行描述，尤其要注意的是，全面是指主要職責的羅列，而不是事無巨細填寫；“達”是指職責的描述依據(jù)相應規(guī)則文辭達意，流暢通達的表達出來；“雅”是指文雅，到此層面對職責把握和行文規(guī)則游刃有余，更見藝術水平。

2，崗位說明書的一般結構及對應編寫方法

崗位說明書的一般結構

崗位說明書一般分為四部分，即崗位基本信息、工作職責、職責權限、任職資格，各部分內容根據(jù)公司實際情況進行增減。詳見附件1。

各結構的編寫方法

崗位基本信息包括崗位名稱、所在部門、直接上下級等內容，具體可根據(jù)企業(yè)實際情況進行調整，如加入崗位編號等。

工作職責的編寫是崗位說明書的核心部分，分析后明確了各崗位的職責，這部分有兩點需要重點掌握。一是每一條職責的編寫規(guī)則；二是編寫好的職責，在表格中的順序。

編寫規(guī)則為動賓結構，可以分為四個要素，即狀語+角色行為動詞+行為動詞+賓語（工作事項）。

狀語：盡可能不用，如缺少狀語將會影響職責意義，則必須加上狀語。

例：在合格分包商名錄內，選擇分包商。

角色行為動詞：對于一項職責由多個人完成時，一般需要加角色定位動詞，以表示每一方在該工作中扮演的角色，所處的地位，發(fā)揮的作用。角色定位主要有組織管理類、操作執(zhí)行類和協(xié)助建議類，常見的對應動詞如下表：

例：組織制定年度經營計劃。

行為動詞：每項職責都必須有一個行為動詞，并且力求準確，明確體現(xiàn)完成該項任務所擔負的責任。

賓語：工作事項按照工作分析后確定內容即可。

職責編寫后在表中如何確定職責順序呢？職責排序的原則就是有據(jù)可依。而常用的排序依據(jù)有：業(yè)務（管理）流程、工作重要性、完成該項事件所用時間、PDCA等。

在清楚了崗位內部的各職責排序后，對于一項職責需要崗位之間進行銜接，那該怎樣體現(xiàn)呢？從角色行為動詞入手，如組織、負責、協(xié)助、配合、參與。

職責權限

職責權限依然按照工作分析后的權限界面，進行填寫即可，如擁有編寫公司財務管理制度的起草權；擁有編寫公司財務管理制度的審核權等。

任職資格

在明確了各完成崗位工作的學歷、工作經驗等要求后，還需要進行一項工作——統(tǒng)一劃段，來進行統(tǒng)一調整、優(yōu)化，將對其他模塊進行有力的支撐，如薪酬體系建設中的崗位評價部分，這種整體把握更加體現(xiàn)出不同的崗位價值。

在專業(yè)技能方面，根據(jù)專業(yè)擅長程度可依次劃分為了解、掌握、熟悉和精通四個層次。

三，常見的編寫注意事項

1，職責編寫的顆粒度：所謂顆粒度，簡單來說就是各項職責的描述字數(shù)。需要注意兩點：一是言簡意賅，盡可能的簡潔、完整的描述；二是均勻，各項職責的描述字數(shù)應大體相同，這樣更能體現(xiàn)相關制度文本的規(guī)范性。

2，準確把握四元素結構：一般一個崗位在完成一件事情中只承擔一個角色，就需要分清到底是“組織”還是“負責”，不應出現(xiàn)以下情況。

例：負責組織開展公司決策事項、重要工作部署的督辦落實工作。

3，不要出現(xiàn)完成職責的程度副詞：崗位說明書只是對職責進行描述，對事件的完成程度和結果，均不應出現(xiàn)。不體現(xiàn)結果很好理解，關于完成程度的常見副詞有：及時、準確、做好等等。

例：負責整理領導班子辦公會會議紀要并及時印發(fā)、傳達相關部門；

改：負責整理領導班子辦公會會議紀要并完成印發(fā)、傳達工作。 

4，職責編寫和流程的關系：不能按照流程寫但可以體現(xiàn)流程。

如信息管理部主管的這項職責，一般情況下方案能夠被組織實施都是會經過上報和審批流程的。例子中，把上報和審批刪掉，依然能夠體現(xiàn)出流程。

例：負責制定公司信息化規(guī)劃方案，并上報分管領導，審批后組織實施。

改：負責制定公司信息化規(guī)劃方案，并組織實施。

同樣這個職責在上下級之間應怎樣表述呢？假設部門崗位設置為信息管理員、信息管理主管、信息管理部部長，上有分管領導和總經理，且相關制度的審批權由總經理負責，其他崗位對于這項職責的動詞見下表：

5，職責編寫結構的特殊情況：編寫結構是常規(guī)結構，絕大部分職責可以嚴格按照此結構，如遇到特殊情況，可以適當突破。

例：負責公司內部網(wǎng)絡設備的相關管理工作，包括制定采購計劃、保養(yǎng)、維修、調換等；

如果把“后面的”事件完成動詞，都放到角色定位“負責”后面，將會造成句式的頭重腳輕，因此可以按照以上方式進行處理。

四，不同群體的編寫程序

在知道了崗位說明書作用和編寫方法后，作為公司的人力資源部是否能夠直接編寫呢？答案是否定的，公司的人力資源部和咨詢顧問是兩類群體，他們特點和優(yōu)勢各不相同，所以編寫的程序也有所差別，具體程序如下：

1，公司人力資源部編寫崗位說明書的程序

傳統(tǒng)的人力資源部門有個很大問題，就是不懂業(yè)務。那么考慮到崗位說明書和業(yè)務聯(lián)系的緊密型以及實施過程中大家的接受性，建議如下編寫程序：

人力資源部給業(yè)務、職能部門長和部門優(yōu)秀員工就編寫方法進行培訓→本崗優(yōu)秀員工寫出第一稿→直接上級和人力資源部共同修訂出第二稿→人力資源給全體員工培訓編寫方法，在第二稿基礎上以部門為單位修訂成第三稿→人力資源部匯總優(yōu)化成第四稿→提交至班子領導，根據(jù)反饋意見再改一稿→試運行三個月再調整，形成第六稿并正式運行。

2，咨詢顧問編寫崗位說明書的程序

咨詢顧問對行業(yè)的理解更加立體，在高度上更容易把握，然而需要根據(jù)不同公司的具體情況針對性的設計、調整。

職責梳理（通過原資料研讀、訪談、問卷、工作日志等方法）→根據(jù)企業(yè)管理情況，確定崗位說明書的模板結構和所要填寫的信息→工作分析→對任職資格進行統(tǒng)一劃段→職責權限填寫→確定初稿→下發(fā)至各部門，交流討論→回收反饋意見→最終定稿。

五，崗位說明書優(yōu)化調整

崗位說明書的調整除了定期優(yōu)化外，當企業(yè)的戰(zhàn)略、組織、崗位的工作內容、工作標準、工作流程發(fā)生變化時，應進行調整。

附件1：崗位說明書示例