問：

某央企電力公司王處長：老師您好，我們公司目前正在開展企業(yè)內(nèi)部的制度體系建設(shè)，由于企業(yè)多年的發(fā)展，已經(jīng)具備了一套比較完整的制度體系，但是由于每個制度建設(shè)都不是同時進(jìn)行的，有時候遇到了一件事情，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求就寫了個制度，有時開展了一項新業(yè)務(wù)，又根據(jù)要求建設(shè)了幾個新制度，就這樣，新老制度層層疊加，形成了現(xiàn)在的制度體系。

但是我們發(fā)現(xiàn)，在制度建設(shè)過程中出現(xiàn)了很多問題，就是隨著制度的新舊疊加，有些制度已經(jīng)老化、脫離了現(xiàn)實實際需要，已經(jīng)被新制度取代，但是在制度體系中仍然顯示運行狀態(tài)，員工執(zhí)行中有時遇到問題難免會拿老制度來作為自己開脫的擋箭牌。

另一個問題就是由于制度建設(shè)是隨時進(jìn)行的，經(jīng)常會出現(xiàn)制度與制度之間的內(nèi)容重復(fù)與交叉，特別是有些制度之間，對于某一項工作的具體規(guī)定，甚至產(chǎn)生了沖突的現(xiàn)象，員工在執(zhí)行起來無所適從，不知道應(yīng)該以哪個制度作為標(biāo)準(zhǔn)。

我想請問一下老師，在制度體系建設(shè)中，如何做到制度體系既能覆蓋住公司所有的業(yè)務(wù)，沒有制度管理的空白點，又能做到制度與制度之間沒有交叉、重復(fù)、沖突等現(xiàn)象？

答：

華溥管理咨詢集團(tuán)張宏波老師：王處長您好，您提出的問題，在許多資格很老的企業(yè)中是具有普遍性的，這類企業(yè)不是沒有制度，而是制度很全，企業(yè)內(nèi)部的每一件事情都有制度來約束，但是問題就是這些制度在很多企業(yè)中都只是存在的形式，由于沒能建立制度體系的調(diào)整機(jī)制，造成制度只能作為一本文本合集放在檔案柜中，沒法指導(dǎo)具體的工作。相反員工的具體工作都是通過長時間以來形成的慣性來開展，至于是否符合公司要求，那就只有具體執(zhí)行人才知道了。比如我們在天津服務(wù)的一家國有企業(yè)曾經(jīng)拿出公司1983年出的一本制度集，紙頁都黃了，只能作為文物等到上級來檢查的時候拿出來做做樣子。

一般來說，制度是企業(yè)的法律，是指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部作業(yè)的規(guī)范性文件。與國家法律一樣，企業(yè)內(nèi)部的每一件事情都應(yīng)該在制度的規(guī)范下來開展作業(yè)，否則就變成無法可依，也就是企業(yè)作業(yè)中的“裸奔”，如果出現(xiàn)裸奔現(xiàn)象，萬一企業(yè)在這里出了重大風(fēng)險，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人是要承擔(dān)法律責(zé)任的。所以說，企業(yè)制度管理的一個基本要求就是“事事有規(guī)矩、步步有準(zhǔn)則”，也就是制度要對企業(yè)經(jīng)營作業(yè)行為形成全覆蓋管理。

企業(yè)制度管理的另外一個基本要求是制度與制度之間既要保證對業(yè)務(wù)的全覆蓋管理，又要做到一件事情只有一個制度來管理，做到制度管理的無交叉、無重復(fù)，這是制度簡潔化的要求。即便有些事情必須由兩個不同的制度來作出規(guī)范，也要滿足在兩個制度的管理中不出現(xiàn)管理沖突的現(xiàn)象。

那么在制度體系建設(shè)中如何能夠達(dá)到以上目的、滿足企業(yè)制度管理的要求呢？我們簡單總結(jié)出以下幾點方法，供您參考：

1、制度建設(shè)的第一步重要工作就是制度框架體系建設(shè)，也就是公司到底要建哪些制度，或者說公司的制度體系到底應(yīng)該包含哪些制度，要把所有的制度名稱列出來。這一步驟是非常關(guān)鍵的，如果說沒有一個統(tǒng)一的制度框架，而是想起一件事就建一個制度，很難保證所有的制度能夠?qū)ζ髽I(yè)的業(yè)務(wù)行為實現(xiàn)了全部覆蓋。

一個科學(xué)完整的制度框架應(yīng)該能夠做到對業(yè)務(wù)的全覆蓋，同時又能實現(xiàn)制度之間不交叉不重復(fù)。但是同時存在的一個問題是，企業(yè)的業(yè)務(wù)有很多，涉及到企業(yè)管理的方方面面，到底如何判斷制度體系是否對每一項業(yè)務(wù)實現(xiàn)了全覆蓋呢？

根據(jù)這個問題，我們根據(jù)多年咨詢經(jīng)驗，研究出制度體系框架的建設(shè)模型，其主旨就是要在制度框架建設(shè)前尋找到制度框架建設(shè)的“錨”，這個錨是制度框架建設(shè)的參照物，以此來判斷制度框架建設(shè)的完整性與科學(xué)性。

舉個例子，我們可以將企業(yè)中的職責(zé)作為制度建設(shè)的“錨”。一個企業(yè)的內(nèi)部工作職責(zé)通常都是能夠梳理清晰的，而一個企業(yè)的職責(zé)基本上能夠代表了企業(yè)所有的管理行為，那么我們就可以認(rèn)為，只要是制度能夠?qū)λ械穆氊?zé)實現(xiàn)了全覆蓋，就代表了制度體系對公司所有業(yè)務(wù)的全覆蓋管理。同時，每個職責(zé)能夠?qū)崿F(xiàn)只有一個制度來管理，而不是由多個制度來管理，以此來避免一件事情由多個制度管理的制度交叉重復(fù)問題。

制度建設(shè)的“錨”可以是職責(zé)，也可以是流程，還可以是風(fēng)險，當(dāng)然前提是作為“錨”，首先自己要完善。

2、制度建設(shè)的第二個重要工作就是對每個待編制的制度，在編制之前要作出制度說明。制度說明主要要講明白制度建設(shè)的目的是什么，為規(guī)范什么事建立本制度，制度的內(nèi)容包括什么，制度的邊界是什么。這個制度的邊界就是要把握待建的制度究竟要與其他相關(guān)制度有什么關(guān)系，如果無法做到?jīng)]有交叉的要求，就要特別注意交叉時不能沖突。

3、在制度編寫完畢后，要形成各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)審查的機(jī)制。每個制度都是由制度主管部門負(fù)責(zé)草擬的，但是每個制度由于需要各部門協(xié)同作業(yè)，里面的內(nèi)容又不可能只限于本部門的業(yè)務(wù)。涉及到制度草擬部門的內(nèi)容交叉時，往往草擬人會因為業(yè)務(wù)熟悉而不會形成交叉重復(fù)與沖突，但是一旦涉及到其他部門的專業(yè)時，一定要讓相關(guān)部門來進(jìn)行審核把關(guān)。審核的內(nèi)容除了涉及到制度是否能夠滿足業(yè)務(wù)具體運行外，還需要審核該制度與已有制度是否存在交叉重復(fù)與沖突。

4、企業(yè)應(yīng)該在每年的年初做好當(dāng)年度的制度建設(shè)計劃。年初制定的制度建設(shè)計劃應(yīng)該著重于從制度體系的整體入手，包括某些制度的退出、制度的重新修訂，這些都是為了對現(xiàn)有制度不符合管理現(xiàn)狀作出的調(diào)整。同時還應(yīng)該對新業(yè)務(wù)領(lǐng)域、制度未覆蓋的管理作出制度新建的計劃。只有如此，制度體系才能實現(xiàn)長盛不衰，一直指導(dǎo)、規(guī)范著企業(yè)的具體運行。

由于時間以及篇幅問題，關(guān)于本問題的相關(guān)模型、模板在這里就不一一展示，如果有興趣我們可以與您做面對面的展示與溝通。

華溥管理咨詢集團(tuán)在多年的咨詢過程中，遇到了很多企業(yè)的管理者提出的各種管理難題，其中很多管理難題都在多個企業(yè)中具有共性。華溥咨詢集團(tuán)將逐步選出相關(guān)有代表性的管理問題，由專業(yè)的老師來作出詳細(xì)的回答。

本期專家：張宏波

畢業(yè)于北京大學(xué)，中天華溥管理咨詢公司首席專家，國內(nèi)著名企業(yè)管理咨詢專家、北京大學(xué)、清華大學(xué)、南開大學(xué)等院校特聘講師、住建部特聘戰(zhàn)略與管控講師、北京大學(xué)MBA入學(xué)面試考官、《企業(yè)軟實力》雜志專欄作者。曾先后任職于中國電信、北大縱橫、上海華彩等國內(nèi)知名企業(yè)集團(tuán)，在實業(yè)界、咨詢界均具有豐富的工作經(jīng)驗。

多年來為上百家國資委直屬央企、地方國資委直屬企業(yè)、大中型民營企業(yè)集團(tuán)提供過管理咨詢與培訓(xùn)服務(wù)，在公開媒體上發(fā)表多篇專業(yè)性管理論文，具備扎實的管理理論基礎(chǔ)與豐富的企業(yè)管理實踐經(jīng)驗，著有《集團(tuán)管控——理論、實務(wù)與案例》、《企業(yè)生存空間——危機(jī)與戰(zhàn)略解決之道》、《服務(wù)于集團(tuán)管控的制度體系建設(shè)》等多本專著，主講企業(yè)戰(zhàn)略、集團(tuán)管控、公司治理、股權(quán)激勵、國企改制等專題課程。

所服務(wù)的培訓(xùn)與咨詢客戶包括：法國電力公司、國家電網(wǎng)公司、南航集團(tuán)、華潤電力、廣州航道局、中材節(jié)能、中鋁國際、魯能集團(tuán)、國電集團(tuán)、中石油塔里木油田、遠(yuǎn)洋地產(chǎn)、湖南電視臺、中國汽車工業(yè)協(xié)會、西安投資控股集團(tuán)、陜西文化投資集團(tuán)、北新集團(tuán)、長城汽車、天津中環(huán)儀器儀表集團(tuán)、天津海泰集團(tuán)、河北天山地產(chǎn)、中山完美、湖南波隆集團(tuán)、中山頂固家居、天津萬象會計師事務(wù)所、遼寧曙光農(nóng)牧集團(tuán)、深圳聯(lián)建建設(shè)集團(tuán)、海南中和集團(tuán)、北京新航城控股、香港輝信地產(chǎn)、美國都市光影建筑設(shè)計公司等。